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Kontaktformular mit automatischer Lead-Erfassung

Jede Anfrage über das Kontaktformular landet sofort im CRM, erzeugt eine Aufgabe in Notion und bestätigt dem Interessenten automatisch den Eingang – ohne einen einzigen manuellen Schritt.

Die Ausgangssituation

Der Kunde erhält Anfragen über ein einfaches Kontaktformular auf seiner Website. Bisher: Formular abschicken, E-Mail kommt an, irgendwann manuell ins CRM eintippen, irgendwann an eine Follow-up-Aufgabe denken. Zwischen Eingang und Reaktion vergehen oft Stunden – oder Anfragen gehen im Alltag unter.

Ziel: Jede Kontaktanfrage wird sofort erfasst, strukturiert gespeichert und löst automatisch die richtigen Folgeschritte aus. Der Kunde merkt vom Hintergrund nichts – er sieht nur: Aufgabe ist da, Interessent wurde bereits bestätigt.

Wie funktioniert es?

Hinter dem Kontaktformular steckt kein Plugin und kein SaaS-Tool. Stattdessen schickt das Formular die Daten an einen n8n-Webhook. Ab da übernimmt ein Workflow, der in Sekunden sechs Schritte abarbeitet – vollständig automatisch.

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Formular abgeschickt Der Interessent füllt Name, E-Mail, Nachricht und optionalen Betreff aus. Das Formular sendet die Daten per POST an einen n8n-Webhook-Endpunkt. Ein Honeypot-Feld filtert Bot-Anfragen heraus, bevor irgendetwas weiterverarbeitet wird.
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Eingaben validieren & bereinigen n8n prüft, ob alle Pflichtfelder vorhanden sind, bereinigt Whitespace und normalisiert die E-Mail-Adresse. Unvollständige Einträge werden verworfen – kein Datenmüll im CRM.
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Duplikat-Check im CRM NocoDB wird nach der E-Mail-Adresse abgefragt. Bekannte Kontakte werden erkannt und trotzdem als neue Aufgabe angelegt – ohne einen doppelten CRM-Eintrag zu erzeugen.
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CRM-Record anlegen Neue Interessenten erhalten einen vollständigen Eintrag in NocoDB mit Status „Lead", Eingangsdatum und allen Formulardaten. Bekannte Kontakte bleiben unverändert – nur der Zeitstempel wird aktualisiert.
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Drei Aktionen gleichzeitig Sobald der CRM-Record steht, laufen drei Schritte parallel ab – keiner wartet auf den anderen:
Parallel
Benachrichtigung per Gmail an den Betreiber – mit allen Formulardaten und direktem Link zum CRM-Record
Automatische Bestätigungs-E-Mail an den Interessenten mit Terminbuchungs-Link
Notion-Aufgabe anlegen – Status: New Lead, Fälligkeit in 2 Tagen

Was der Kunde davon hat

Tech-Stack

n8n Webhook NocoDB Notion API Gmail SMTP Honeypot-Filter Hetzner VPS
So habe ich darüber geschrieben – 𝕏 @laeuftvonallein
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Ich hab einen Workflow gebaut, der jede Kontaktanfrage automatisch verarbeitet.

Formular abschicken → CRM-Eintrag, Notion-Aufgabe, Bestätigungs-E-Mail. Alles in unter 3 Sekunden. Kein manueller Schritt.

So funktioniert das: 🧵

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Das Formular schickt die Daten an einen n8n-Webhook.

n8n validiert, bereinigt – und fragt dann das CRM ab: Kennen wir diese E-Mail schon?

Bekannt: Aufgabe anlegen, aber kein Duplikat. Neu: vollständiger CRM-Record mit Status „Lead".

Keine manuelle Pflege, kein Datenmüll.

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Sobald der Record steht, laufen drei Schritte parallel:

1. Gmail-Benachrichtigung an mich – mit allen Daten + CRM-Link
2. Bestätigungs-E-Mail an den Interessenten mit Buchungslink
3. Notion-Aufgabe, fällig in 2 Tagen

Alles selbst gehostet auf Hetzner. Keine laufenden Lizenzkosten.

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Was es bringt:

Kein Lead geht unter. Kein manuelles Eintippen. Der Interessent fühlt sich sofort wahrgenommen – weil die Bestätigung in Sekunden kommt.

Und der Betreiber hat morgens eine saubere Aufgabenliste statt eine volle Inbox.

Einmalig eingerichtet. Läuft von allein.

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